los sueños de la razón

El primer paso para concretar cualquier trabajo de consultoría suele ser la propuesta. Como cliente de consultorías y como consultor, en las ocasiones en que los clientes me han dado acceso a otras propuestas, las he visto de todos los colores, tamaños y formas. Desde una triste página con un par de frases escasamente descriptivas  más un presupuesto, a mamotretos infumables llenos de información sobre los consultores o la empresa consultora, pasando por inacabables pouerpoins. Entre ellas, claro, he encontrado buenas propuestas, pero siempre han sido la minoría.

¿Qué entiendo por una buena propuesta? A ver si consigo concretarlo y someterlo a vuestra consideración. Aclaro que hablo de buena propuesta desde el punto de vista de quien tiene que hacer muchas y de quien se ha leído unas cuantas como cliente.

1. Me gusta que la propuesta tenga una primera parte de Presentación o introducción que en menos de una página trate de resumir las necesidades del cliente y cómo se piensa colaborar para resolver la demanda. Éste es un ejercicio que no es fácil: sintetizar muchas horas de conversación y de reflexión en unos cuantos párrafos. La presentación, lo primero que se lee, ha de dejar la sensación al cliente de que “éste me ha entendido” sin aburrir. Si la presentación deja esa sensación de que se ha comprendido el problema, la lectura del resto de la propuesta se realizará con mayor confianza. Para alcanzar esa finalidad, la presentación debe hacerse en un lenguaje simple y directo, por supuesto. Nada de consultolabia, ni aquí ni en el resto de la propuesta, claro. En muchas ocasiones me ha constado que la presentación y el presupuesto ha sido lo único que se ha leído el decisor más importante. Otras partes más técnicas de la propuesta muchas veces sólo se las leen los técnicos, que influyen en la decisión final, por supuesto, pero con una selección previa de propuestas o aconsejando al decisor final. Probablemente ésta es la parte a la que dedico más atención y, de alguna manera, cariño. Sin duda es la más literaria, ya que el texto debe invitar a la ilusión, a empezar a trabajar y a continuar leyendo. Por algo se llama presentación.
2. Tras la literatura, al grano. Llamémoslo como queramos. Mi opción es titularlo Objetivos y es un brevísimo apartado con lo que se conseguirá tras ejecutar la propuesta. Se trata de definir los logros previstos del proyecto de manera operativa, concisa y clara. Sí, se trata de aplicar los principios del método SMART a la concreción del proyecto.
3. El Desarrollo es la parte más extensa de la propuesta ya que se trata del proyecto en sí mismo. Aquí se definen las fases, tareas, agentes, recursos, tiempos y objetivos específicos  de cada etapa. En esta parte es donde más se agradecen los recursos gráficos y los esquemas que puedan abreviar y hacer más clara la exposición del plan de trabajo. Suelo utilizar tablas, diagramas de flujo y mapas de ideas ilustrados. Muchas veces este apartado contiene dos subapartados: Fases y método. Las fases son el proyecto, el plan de trabajo. El método explica breve y, de nuevo, todo lo ilustrativamente posible, en qué consiste las técnicas que se utilizarán para conseguir los objetivos. Este segundo subapartado no siempre es necesario.
4. Este capítulo, el penúltimo, puede parecer reiterativo después de todo lo anterior: los Productos resultantes del trabajo propuesto. Raramente lo he visto en otras propuestas, pero yo lo considero muy importante. Se trata de concretar qué quedará en casa del cliente después de que el proyecto haya acabado. De alguna manera se trata de definir los componentes más “tangibles” de la consultoría. Especifico los informes que se entregarán y su estructura, también los intermedios si los hubiese; la página web del proyecto, si se hará entrega de una hoja de cálculo o una base de datos y qué habrá en ella; cualquier producto intermedio, incluso los que están previstos que realicen las personas de la organización cuando participan en el proyecto de manera activa. Creo que este apartado, junto con los objetivos, es el que permite al cliente hacerse una idea de lo que se conseguirá de una manera operativa y concreta.
5. El último título es el del Presupuesto que no tiene mayor secreto que el cómo se calcula. Sobre eso no voy a entrar ahora en detalle. En general me rijo por un calculo de horas (que siempre será aproximado), el precio de mercado y mi conocimiento del cliente. Hay clientes que sé que me darán un trabajo extra, por encima de lo programado, por ejemplo; así como los hay que son muy operativos y que se ceñirán al plan en lo posible. Reivindico, también, mi responsabilidad en establecer precios en función de mi ilusión por el proyecto y por sus finalidades. Forma parte de lo que creo que es ser un artesano. En el presupuesto cometo una nueva reiteración: hago constar en términos generales y muy brevemente las tareas y productos del proyecto. Sé que muchas veces la hoja del presupuesto se separa y se envía, descontextualizada, a otros departamentos. Así aseguro una mínima comprensión del coste vaya donde vaya.
6. Finalmente, sin considerarlo un apartado, escribo un párrafo curricular sobre mí o sobre el equipo de trabajo, apenas unas líneas resumen de la trayectoria profesional.

No soy nada amigo de propuestas en formato pouerpoin, al menos no exclusivamente en ese formato. Si tengo que presentar la propuesta a un colectivo, puedo utilizarlo (aunque ya me estoy quitando y usando Prezi). El pouerpoin me parece sumamente simplista para una propuesta a menos que llenes cada página de ingentes cantidades de texto ilegible o de diagramas que apenas tienen espacio para respirar; así que vale como complemento, pero no como documento principal.

Como veis, planteo una buena propuesta como un documento muy operativo, un verdadero plan de trabajo. Sin embargo, soy consciente de que el plan se desviará durante su ejecución. No importa. La propuesta base me ayudará a conocer la gravedad de las desviaciones, a situar las causas de las mismas y a argumentar los cambios con el cliente. Por eso considero importante definir y especificar los objetivos y productos. Esos son los elementos del proyecto que deberían mantenerse constantes; el cómo se conseguirán ya se adaptará a las eventualidades de la colaboración.

Espero que os sea útil y que me hagáis repensarme el tema si queréis hacer mociones . Ojalá.

[Por cierto, no dejéis de hacer zoom en el anillo de “propuesta” de la foto. Im-pre-sio-nan-te]

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