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La propuesta

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El primer paso para concretar cualquier trabajo de consultoría suele ser la propuesta. Como cliente de consultorías y como consultor, en las ocasiones en que los clientes me han dado acceso a otras propuestas, las he visto de todos los colores, tamaños y formas. Desde una triste página con un par de frases escasamente descriptivas  más un presupuesto, a mamotretos infumables llenos de información sobre los consultores o la empresa consultora, pasando por inacabables pouerpoins. Entre ellas, claro, he encontrado buenas propuestas, pero siempre han sido la minoría.

¿Qué entiendo por una buena propuesta? A ver si consigo concretarlo y someterlo a vuestra consideración. Aclaro que hablo de buena propuesta desde el punto de vista de quien tiene que hacer muchas y de quien se ha leído unas cuantas como cliente.

  1. Me gusta que la propuesta tenga una primera parte de Presentación o introducción que en menos de una página trate de resumir las necesidades del cliente y cómo se piensa colaborar para resolver la demanda. Éste es un ejercicio que no es fácil: sintetizar muchas horas de conversación y de reflexión en unos cuantos párrafos. La presentación, lo primero que se lee, ha de dejar la sensación al cliente de que “éste me ha entendido” sin aburrir. Si la presentación deja esa sensación de que se ha comprendido el problema, la lectura del resto de la propuesta se realizará con mayor confianza. Para alcanzar esa finalidad, la presentación debe hacerse en un lenguaje simple y directo, por supuesto. Nada de consultolabia, ni aquí ni en el resto de la propuesta, claro. En muchas ocasiones me ha constado que la presentación y el presupuesto ha sido lo único que se ha leído el decisor más importante. Otras partes más técnicas de la propuesta muchas veces sólo se las leen los técnicos, que influyen en la decisión final, por supuesto, pero con una selección previa de propuestas o aconsejando al decisor final. Probablemente ésta es la parte a la que dedico más atención y, de alguna manera, cariño. Sin duda es la más literaria, ya que el texto debe invitar a la ilusión, a empezar a trabajar y a continuar leyendo. Por algo se llama presentación.
  2. Tras la literatura, al grano. Llamémoslo como queramos. Mi opción es titularlo Objetivos y es un brevísimo apartado con lo que se conseguirá tras ejecutar la propuesta. Se trata de definir los logros previstos del proyecto de manera operativa, concisa y clara. Sí, se trata de aplicar los principios del método SMART a la concreción del proyecto.
  3. El Desarrollo es la parte más extensa de la propuesta ya que se trata del proyecto en sí mismo. Aquí se definen las fases, tareas, agentes, recursos, tiempos y objetivos específicos  de cada etapa. En esta parte es donde más se agradecen los recursos gráficos y los esquemas que puedan abreviar y hacer más clara la exposición del plan de trabajo. Suelo utilizar tablas, diagramas de flujo y mapas de ideas ilustrados. Muchas veces este apartado contiene dos subapartados: Fases y método. Las fases son el proyecto, el plan de trabajo. El método explica breve y, de nuevo, todo lo ilustrativamente posible, en qué consiste las técnicas que se utilizarán para conseguir los objetivos. Este segundo subapartado no siempre es necesario.
  4. Este capítulo, el penúltimo, puede parecer reiterativo después de todo lo anterior: los Productos resultantes del trabajo propuesto. Raramente lo he visto en otras propuestas, pero yo lo considero muy importante. Se trata de concretar qué quedará en casa del cliente después de que el proyecto haya acabado. De alguna manera se trata de definir los componentes más “tangibles” de la consultoría. Especifico los informes que se entregarán y su estructura, también los intermedios si los hubiese; la página web del proyecto, si se hará entrega de una hoja de cálculo o una base de datos y qué habrá en ella; cualquier producto intermedio, incluso los que están previstos que realicen las personas de la organización cuando participan en el proyecto de manera activa. Creo que este apartado, junto con los objetivos, es el que permite al cliente hacerse una idea de lo que se conseguirá de una manera operativa y concreta.
  5. El último título es el del Presupuesto que no tiene mayor secreto que el cómo se calcula. Sobre eso no voy a entrar ahora en detalle. En general me rijo por un calculo de horas (que siempre será aproximado), el precio de mercado y mi conocimiento del cliente. Hay clientes que sé que me darán un trabajo extra, por encima de lo programado, por ejemplo; así como los hay que son muy operativos y que se ceñirán al plan en lo posible. Reivindico, también, mi responsabilidad en establecer precios en función de mi ilusión por el proyecto y por sus finalidades. Forma parte de lo que creo que es ser un artesano. En el presupuesto cometo una nueva reiteración: hago constar en términos generales y muy brevemente las tareas y productos del proyecto. Sé que muchas veces la hoja del presupuesto se separa y se envía, descontextualizada, a otros departamentos. Así aseguro una mínima comprensión del coste vaya donde vaya.
  6. Finalmente, sin considerarlo un apartado, escribo un párrafo curricular sobre mí o sobre el equipo de trabajo, apenas unas líneas resumen de la trayectoria profesional.

No soy nada amigo de propuestas en formato pouerpoin, al menos no exclusivamente en ese formato. Si tengo que presentar la propuesta a un colectivo, puedo utilizarlo (aunque ya me estoy quitando y usando Prezi). El pouerpoin me parece sumamente simplista para una propuesta a menos que llenes cada página de ingentes cantidades de texto ilegible o de diagramas que apenas tienen espacio para respirar; así que vale como complemento, pero no como documento principal.

Como veis, planteo una buena propuesta como un documento muy operativo, un verdadero plan de trabajo. Sin embargo, soy consciente de que el plan se desviará durante su ejecución. No importa. La propuesta base me ayudará a conocer la gravedad de las desviaciones, a situar las causas de las mismas y a argumentar los cambios con el cliente. Por eso considero importante definir y especificar los objetivos y productos. Esos son los elementos del proyecto que deberían mantenerse constantes; el cómo se conseguirán ya se adaptará a las eventualidades de la colaboración.

Espero que os sea útil y que me hagáis repensarme el tema si queréis hacer mociones ;-) . Ojalá.

[Por cierto, no dejéis de hacer zoom en el anillo de “propuesta” de la foto. Im-pre-sio-nan-te]

Publicado en Consultoría, Método, Proyectos.


14 Respuestas

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  1. Nacho Muñoz dijo

    Utilizo un esquema similar, sólo que tu punto número 4, al que a veces he tenido la osadía de llamar “descripción del proyecto en términos de resultados”, lo pongo en segundo lugar, después de la presentación, porque como bien dices, la presentación y el presupuesto son las hojas que se leen.

    En todo caso, dicha descripción la suelo ampliar respecto a lo que comentas, ya que incluyo las posibilidades futuras que tienen las acciones que se plantean en la propuesta. Asimismo, se pretende describir cómo será es “status quo” de la organización después del proyecto, en términos concretos de mejora organizacional.

    Si se logra ilusionar con la presentación y, a continuación, le haces ver cómo va a quedar la “cosa” después de tu intervención, esa ilusión inicial puede lograr transformarse en deseos de comenzar a trabajar ¡ya! contigo e, incluso, mirarse los objetivos y el desarrollo.

    Gran entrada, Miguel.
    .-= En el blog de Nacho Muñoz… Herramienta gratuita de creación de un flash website =-.

  2. Senior Manager dijo

    Excelente y detallada guía… tomaré algunos de los aspectos que comentas como optimizadores de mis próximas propuestas… No obstante, yo siempre incluyo en la parte del presupuesto (money) uno más económico o “strech”, para los más rebuscados…¿te parece una buena práctica u opinas que hay que ceñirse a un solo precio?… por favor dame tu punto de vista.
    Gracias
    SM
    .-= En el blog de Senior Manager… Aprende a reconocer un mal consejo sobre cómo buscar empleo =-.

  3. Adrián García dijo

    Hola,
    Yo en la parte uno no dejaría de meter un resumen de la empresa proveedora, ¿por qué? Porque si voy a contratar algo que vale decenas de miles de uros, quizá cientos de miles quiero dos cosas:

    1º Acordarme de quién es y qué hace la empresa de un solo vistazo
    2º Tener referencias a las que poder preguntar sobre el desempeño de mi posible proveedor

    Aunque, no obstante, una o dos traspas de PPT o una referencia en otro caso, sería suficiente. En el resto estoy completamente de acuerdo, yo haría dos presentaciones una brevísima, no más de 8 o 10 traspas (o lo que sea) para el/los ‘Big Boss’, y otra algo más desplegada para que la vean los ‘Jefecillos’.

    Un saludo
    .-= En el blog de Adrián García… El comercio electrócico =-.

  4. josempelaez dijo

    Miquel, ¿has puesto alguna vez los «criterios de aceptación», «medidas del logro» o como queramos llamar al hito de validar la calidad de los “entregables”? En alguna ocasión he llegado a ligarlos a la evaluación de personas concretas del cliente en las que confiaba.

  5. los sueños de la razón dijo

    Nacho, de acuerdo, sí, la verdad es que también incluyo “perspectivas” de continuidad en las propuestas, pero en la presentación. Forma parte de esa parte de explicación simple del proyecto; lo mismo con el cambio en la organización, lo incluyo en la presentación. A partir de ese primer “contacto” viene lo conciso, sobrio y concreto y me ciño mucho.

    Senior Manager, no, no me gusta la idea de dos precios. Si hay que ajustar el precio, se ajusta. Si hay que rebajarlo buscaremos quitar prestaciones del proyecto original que no sean prioritarias… o un papel mayor de agentes del cliente en el trabajo, todo hasta cierto punto, claro. Si el precio que el cliente está dispuesto a pagar no puede cubrir los estándares de calidad que quiero mantener… pues le recomiendo a otro consultor y tan amigos. Y, siempre, un nuevo precio supone una nueva propuesta.

    Adrián, te entiendo, pero piensa que soy un consultor autónomo, que suele recibir encargos de gente que ya me conoce o que ha tenido referencias mías. Por otra parte, la pagina web suele ser suficiente referencia para conocer al proveedor o proveedores. Hay que mantenerla, eso sí (que yo lo hago poco). De todas maneras, creo que un currículum “de la hostia” y una mala propuesta caen ante una buena propuesta y un currículum breve, pero bien redactado (que pongo al final).

    josempelaez, no, la verdad… entiendo que determinados proyectos muy técnicos pueden aceptar ese formato, pero yo me ciño a los objetivos, que son concretos y evaluables y a los productos, que detallo en lo posible.
    De todas maneras no hay dos propuestas iguales y en el desarrollo cabe mucho. En ocasiones, es allí donde hago constar algunas condiciones que deberá cumplir el cliente en algunas fases, por ejempo.

  6. Jose Miguel Bolivar dijo

    Me ha encantado la entrada, tocayo. A mí Delicious va de cabeza.
    Creo que tu modo de hacer marca la diferencia con muchas propuestas que he visto de tipo industrial en el sentido que está hecho pensando en el cliente y para el cliente. En una buena propuesta deben primar la sobriedad y el rigor.

    JM

  7. Julen Iturbe-Ormaetxe dijo

    No olvides las condiciones de pago ;-)
    Y un apunte: dime a quién le presentamos la propuesta y te diré cómo lo hacemos. Disponer de un estándar es útil, pero los proyectos son diferentes. Yo cuanto menos rollo, mejor. Y conste que a veces me paso debido a mi habitual diarrea mental.
    Buen fin de semana.
    .-= En el blog de Julen Iturbe-Ormaetxe… Crónica del taller de Aprendices sobre propiedad intelectual =-.

  8. Anna dijo

    Muy buena selección. A mí el pouerpoin me gusta usarlo como herramienta complementaria: la propuesta por escrito para leer tranquilamente, pero la presentación gráfica va genial para transmitir dimensiones y encaje del proyecto. Por eso me gusta chafardear lo que hacen los infografistas: tienen una capacidad de síntezar información en imágenes digna de envidia.

  9. Amalio A. Rey dijo

    Buena entrada, Miquel. Todos estos consejos son muy utiles. Tres comentarios: 1) los powerpoint me gustan, son muy graficos, y empiezo utilizarlos para propuestas. Muchos clientes lo agradecen si son concisos y van al grano, 2) Sugiero construir, siempre que sea posible, presupuestos “modulares”, que permitan al cliente ajustar el “plan” a sus necesidades y sus posibilidades. Algunos proyectos lo permiten, y otros no, pero me gusta la idea de que el cliente pueda decidir qué quiere y que no quiere, o mejor, que puede y que no, dentro del presupuesto, 3) Tanto el capitulo de explicar la necesidad, como el de objetivos y el de los resultados son vitales para reducir ambiguedad, que solo interesa a los malos consultores.
    .-= En el blog de Amalio A. Rey… 23 de Junio y la aventura de ser bloguero (post-85) =-.

  10. los sueños de la razón dijo

    Gracias, Jose Miguel, en eso estamos.

    Julen, de acuerdo. De hecho no suelo sobrepasar las siete páginas con mucho espacio para respirar, a ser posible, a página por apartado; y también de acuerdo con que cada proyecto y cliente puede necesitar un formato diferente.

    Anna, Amalio, el pouerpoin vale, pero como complemento, insisto; y también coincido con que algunas propuestos pueden ser modulares, pero creo que son más un paso previo a la propuesta definitiva, ¿no? Una vez el cliente monta su “lego”, suelo hacer la propuesta final.

  11. gallas73 dijo

    Lo que queda escrito pertenece ya a los que podemos caer por tu casa y leer en tus paredes. Esta tarde me recomendaba Manel este post. Cuando lo he leido me ha sonado familiar. Han pasado ya dos años… Andaba yo escribiendo estos días sobre lo mismo y lo hacia muy ligero. Quizás agostonizado, quizás sin darle mucha importancia a la propia tarea sobre la que escribía. Los post a veces tienen esa virtud la de llegar a sitios que no te proponías. En las dos propuestas que están en el horno habrá colores de tus palabras. Gracias!!
    pd: Sigo echando de menos tus pots ;D
    En el [type] de gallas73… Elaborando una propuesta

    • Miquel Rodríguez dijo

      Gracias gallas por pasarte por aquí pese a a lo abandonado que tengo esta, mi casa. Me ha gustado mucho tu post, perfectamente complementario a la visión técnica de este. Lo recomendaré a quién me pregunte (que no son pocos) sobre cómo hacer propuestas.

      Siento no escribir, de verdad, pero no consigo sintonizar debidamente con la blogosfera desde hace tiempo. Y te juro que me empeño. Tú ayudas, eso sí.

      Un abrazo!

  12. Julen dijo

    Déjalo estar, Miquel, de bastantes obligaciones llenamos nuestras vidas. Disfruta de otras cosas, sin más. Eso sí, ¿no podías recuperar aquellos fantásticos resúmenes semanales? Jajajajaja, ahorrabas mucho trabajo.
    Un abrazo grande.



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