Sabéis cuantos resultados da Google si buscas [administración+modernizar], pues la friolera de 7.930.000. Hay curro, eh?

Bien es verdad que ando un tanto nublado estos últimos días y que mi opinión de hoy quizá no se sostenga mañana (que esto es un blog, un cuaderno de bitácora, un diario), pero tengo ganas de escribir a lo que salga y a eso voy.

Vivo en una autonomía que se precia de su moderno sistema de información de los servicios sanitarios. Vivo en un pueblo done acudo al PAC… por cierto, que aún no sé porque a los Centros de Atención Primaria les llaman PAC, esto es, las siglas de ¿Primaria Atención Centro de?, en fin (ahora lo tuiteo) … Cierro inciso. Digo que vivo en un pueblo donde acudo al PAC por una dolencia infecciosa y me dan un antibiótico, así, en la mano, al que soy alérgico según consta en el espléndido sistema de información que, observo, se complementa con una anotación a boli en una hoja cochambrosa, una plantilla de formulario tan fotocopiada que apenas se distinguen las líneas de los campos a rellenar. Total que si hago caso de la persona que me entrega el medicamento y me fío de su sistema de información galáctico, pues me muero de una otitis, así de claro.

¿Falló el sistema de información? Alguno pensará que no, que no falló, que lo que falla es la persona… como si la persona no fuese una parte definitiva del sistema de información. Vaya que no. Esa persona es mi interfaz con el cojonudo sistema de las narices. El individuo interfaz (intercareto más bien) ése no me dejo seco porque yo desconfié de su correcta conexión al sistema. Y la cosa es que cuando le advertí de mi alergia, se limitó a cambiar el fármaco y a otra cosa, que mejor no pensar demasiado en el tema. Hasta la próxima.

Recientemente, y aparentemente no viene al caso, comprobé que los ciudadanos de este país, a la que son inmigrantes, para prácticamente cada trámite con la administración han de pasar por la policía. Y yo me quejo de mi interfaz… Que no me quiero meter con la poli, que quede claro, que hay polis majísimos; pero ¿os imagináis que cada vez que vayáis a ejercer algún derecho tengáis que pasar por comisaría? Podemos electrificar eso, siempre será mejor tener que entrar en la web de la poli que verse obligado a meterse en un edificio con gente uniformada y armada… Eso sí que es una interfaz poco amigable y lo demás son ostias.

Aparte de las obviedades de que electronificar un procedimiento burocrático ineficiente sólo sirve para tener un proceso burocrático ineficiente automatizado, como no electronifiquemos, abramos, docereemos, etcétera a esa interfaz final: las personas que nos administran, seguiremos con esa sensación de que mucha denominación para poca chicha.

Y sí, ya sé que hay gente muy sana entre los trabajadores de la administración, yo tengo muchos amigos funcionarios , yo he trabajado para la administración. No va de eso. Ya me entendéis.

A ver si se me arregla el humor con este vídeo, ¿lo recordáis?…

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Por otro lado, como consultor que tiene como cliente principal a la administración, hago un uso intensivo de las herramientas sociales, tanto porqué me suponen una ventaja como para ir introduciendo su uso. En la mayoría de las ocasiones he conseguido sustituir manuales e informes por wikis y he optimizado el trabajo gracias al uso de Internet con mis clientes o con las personas implicadas en el proyecto. Pero sigue siendo enormemente difícil que esas personas adopten las herramientas y manera de hacer 2.0 para su propio uso y su relación con el ciudadano. Hay ganas, pero uno pasa por momentos de desencanto en los que se pregunta si vale la pena el esfuerzo de evangelización.

Así que creo que puedo aportar algunas ideas sobre la convivencia y desamores entre la web social y la administración. Ya escribí alguna cosa hace tiempo que he aprovechado para revisar. Hoy me pongo a reflexionar sobre el tema de nuevo, el día que acabo con el taller, donde también pediré a los participantes que nos ayuden a encontrar pistas sobre los misterios (o no) de este tema. De paso, me sirve este post para recopilar algunas de las entradas que he ido escribiendo más o menos directamente sobre todo esto. Venga.

• Paso por encima de lo más evidente: la rígida estructura organizativa de la administración no favorece en nada no sólo lo 2.0, tampoco la propia eficacia y eficiencia de los equipos y de las personas. Las estructuras no se diseñan para favorecer los procesos y los resultados sino según oscuros criterios formales, antigüedades recompensadas y supeditación a nomenclaturas desfasadas. Nada que ver con la meritocracia de lo 2.0. Este primer problema no por evidente deja de ser uno de los más graves.
• Bastante obvio, pero quizá no tanto como el anterior, es el problema de cómo se definen los puestos de trabajo y como se blindan tras la una definición de funciones, debidamente publicadas, sancionadas y sentenciadas en documentos oficiales que no se pueden modificar sino es tras largos y costosos procesos que sólo llevan a una nueva definición tan artificiosa como la original. Entre conservar un puesto en formol y lo 2.0 hay una brecha muy difícil de superar. Simplemente, los puestos están definidos como conjunto de funciones de corto alcance que no tienen nada que ver con la colaboración, la autoría, la solución de problemas o la reflexión propias de una manera de hacer 2.0. Existe un perfil de enredad@ 2.0 que no casa bien con esas definiciones de puestos de trabajo. El uso del tiempo continuo y del conocimiento extenso se ahoga en la rigidez.
• Hace nada, Dolors se refería a la división en departamentos estancos no ya como obstáculo a lo 2.0, sino a lo 3.0. Poco que añadir. Tiene mucho que ver con lo anterior, que propicia este estancamiento (en todos los sentidos de la palabra) de los equipos y las personas. Eso se concilia mal con la apertura necesaria para el uso de la web social.
• En la administración el concepto de autoría, de individuo responsable de sus opiniones y manifestaciones, se lleva fatal. Existe un enorme respeto por la palabra escrita. Redactar un informe conlleva responsabilidades relacionadas con actos oficiales y con posibles consecuencias definitivas. En la administración percibo, muchas veces, miedo a escribir por que todo texto rubricado es susceptible de ser prueba de causa, de contencioso. Difícil es conjugar esta palabra escrita, como si de una sentencia se tratase, con la manera de expresarse en un entorno donde, precisamente, nada es definitivo y todo es debatible. En la administración, un escrito es un resultado; en la web social, escribir es participar en una conversación. Ya no hablemos de “subir un vídeo” o compartir un imagen, como quedarse en pelotas.
• El flujo de información en la web social es abierto y difícilmente controlable. La web 2.0 es un mash-up de ideas y datos, un verdadero altar al Monstruo de Espagueti Volador donde la instalación de tuberías de conducción se ha ido al traste y ha sido sustituida por una etérea red informe de canales. En la administración, sin embargo, los flujos de información están totalmente entubados, con espaciadas aperturas para que cada dato llegue al puesto que se corresponde, sea controlado y prosiga su viaje a la siguiente etapa.
• La legislación y normativa de protección de datos, de obligado cumplimiento para todos, es un respaldo al conservadurismo en la administración. No se trata de abandonar la idea de la confidencialidad y la seguridad de los datos, pero la ley ya está obsoleta en relación al uso de Internet y no consigue, en su estado actual, cubrir las teóricas vulnerabilidades de una red universal. Siempre será más difícil garantizar la seguridad de los datos mediante sistemas no intrusivos de seguridad, encriptación e identificación que, simplemente, no dejar que circule.
• Trabajar en y con la web social supone asumir ciertos riesgos en beneficio de los resultados. La filosofía de la beta permanente implica asumir el riesgo del error y de la imperfección para conseguir una adaptación continua a las demandas y necesidades del cliente o del usuario. Pero la administración juega a un juego de todo o nada, de riesgo cero. Se trata de negar la posibilidad de error o de desviación de la norma y no de trabajar con probabilidades razonables. Pese a la evidencia de la imposibilidad de sostener racionalmente esta posición, esa es la actitud y valor dominante entre la veteranía de la administración. Además, el flujo de información de la administración ya depende del (tímido) uso de la tecnologías de la información y de la comunicación. Pero esa infraestructura está habitualmente controlada por departamentos mucho más especializados en una ingenua  seguridad sin fisuras que en el desarrollo de prestaciones que mejoren los procesos y la experiencia de uso.
• Aportar conocimiento y reflexión, escribir en definitiva, requiere de espacios y tiempos de reflexión. Pero la administración se rige por el trámite. Se trata de tramitar la información que va llegando para pasarla al siguiente tramitador secuencial. Si no me llega información que tramitar, paro hasta que llegue. Si me llega un problema, lo tramito como puedo para que se encargue el siguiente. Describía esta idea como uno de los males de la cultura de la urgencia, cultura que no es demasiado compatible con la reflexión.
• El ciudadano, por estas y por muchas otras causas, desconfía de la administración. En la administración, por otra parte, no hace tanto tiempo que los ciudadanos eran llamados “los administrados”. Vivimos en una espiral de desconfianza mutua. Es verdad que se intuye un imperativo de mejora del servicio, de acercamiento al ciudadano, pero la sensación es que por cada paso que se da en este sentido, se dan dos en el contrario. Unos y otros se acercan mutuamente y cuando llegan a cierta distancia, se echan para atrás recordando con quien se la están jugando. Los propios trabajadores de la administración, como ciudadanos que también son, no son ajenos a esta desconfianza que, en ellos, tiene algo de “esquizofrénico”. Mala situación para aprovechar los canales sociales para compartir y conversar abiertamente.

La administración está en lo 1.0 con pesar. Su vocación sigue siendo lo 0.0, con el fax como adelanto in extremis. Sus trabajadores se ven limitados, incluso, en el uso de lo 1.0. Conseguir un correo electrónico de la administración con alguna información relevante no deja de ser una hazaña. Aún hay mucho logro 1.0 a conseguir y, nosotros, impacientes, queremos que se sumerja en este torbellino de lo 2.0. Claro que hay administraciones, todas con sus más y sus menos. La “Administración”, así, con mayúsculas, es un ente ilocalizable.

Un último apunte que me viene a la cabeza a raíz de esta reflexión. Soy seguidor de blogs y de plataformas que trabajan por la modernización administrativa. Me interesa el tema, por supuesto; pero no consigo superar una cierta distancia que me separa de ellos. Compruebo como se habla de logros y de casos de éxito en el cambio y la mejora y en la aproximación a lo 2.0; pero, como ciudadano que conoce la administración mejor que otros (por gajes del oficio), no consigo disfrutar de la correspondiente experiencia satisfactoria. Mi sincera sensación es que esos logros permanecen ocultos para la ciudadanía y que los profesionales que están trabajando para alcanzarlos realizan su labor sobre un entorno hipotético que no consigue afianzarse en el cada día.

Me confieso un tanto pesimista al respecto de todo esto, aunque me disciplino para seguir trabajando en ello. Además, el nivel de pesimismo es un sentimiento cambiante. Haz lo que debas, en definitiva. Estoy convencido de que hay soluciones; pero pasan por la subversión del sistema. Nada nuevo, sin embargo. La administración ha creado verdaderos especialistas en Prison Break; y los consultores evangelistas somos como los visitantes de la prisión que llevan un pan con una lima dentro. La rigidez administrativa ha llegado a un punto en que entraría en estado catatónico sino hubiese todo un conjunto de trampas que permiten superar la ley y las normas que la atan. Está feo decirlo, pero los mejores fuguistas son los funcionarios veteranos que saben como moverse entre pasadizos ocultos y las catacumbas del sistema. Así como las estructuras organizativas de las administraciones no se corresponden con el trabajo diario, quizá también puedan obviarse para organizarse de una manera más colaborativa, aunque la oficialidad vaya por otro lado. Si algo aprendes de consultor en la administración es que, en realidad, todo es posible por muchas normas que digan que no lo es. Así que la principal dificultad está, como siempre, en las personas; en las personas que han encontrado en la estanquedad administrativa una zona de confort y seguridad que deviene inevitablemente en cierto conservadurismo. En las empresas mucho de lo anterior se da también en una cierta medida, pero ese conservadurismo no tiene unos soportes tan sólidos como los que estructuran la rigidez de la administración.

Las soluciones para progresar hacia los 2.0 pasan, por lo tanto, en conseguir los aliados necesarios, por detectar y enrolar a las personas que saben y quieren cambiar el sistema y entre ellas están tanto los recién llegados como los más veteranos funcionarios. La diosa les bendiga.

Aprovecho la entrada para mostrar este entusiasmante vídeo. Véanlo y contrástenlo con una cultura administrativa como la descrita.

Lo encontré en Una buena forma de comenzar un curso sobre web 2.0, de Aníbal.

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Naturalmente, cualquier relación de los hechos relatados a continuación con la realidad es pura verdad, aunque están ligeramente distorsionados en favor de la brevedad y de la mínima discreción.

Administración electrónica

- … Mira, que para que puedas presentar la factura hace falta que rellenes el formulario X…
- Ah ¿y me lo puedes pasar por correo electrónico?
- No, no, por correo no puedo pasártelo, tienes que venir a recogerlo…
- Vale…

[30 kilómetros. Media hora de viaje. Aparcar. Localizar el departamento que posee el formulario X. En información no saben qué es el formulario X ni quién lo tiene. El segurata me acaba poniendo por el buen camino. Voy pallá...]

- Hola, buenas, venía a recoger el formulario X que es necesario para presentaros una factura…
- Y tú a qué vienes ¿a pedir una subvención o qué?
- (¿?) No, esto… yo vengo a recoger el formulario X que parece que hay que rellenar para presentaros facturas…
- ¿Pero tu qué eres?
- Pueees… soy un proveedor vuestro que tiene que presentaros una factura y que necesita recoger el formulario X que parece ser que tenéis vosotros y que hay que recoger personalmente…  Así me lo habéis dicho…
- Ah, vale, espera…

[Mira su monitor atentamente, le da unos cuantos paseillos a su ratón y, tras algunos clics, abre un documento de word, lo imprime y me lo da. Yo pienso que mejor me callo y me voy con el formulario X entre las piernas.]

Verificación de datos

Personajes: una persona con una alta responsabilidad en un departamento contable de una entidad pública y ex-asesora de un alto cargo y varias personas técnicas de la casa.

Contexto: discusión sobre la corrección de ciertos datos de un mardito excel.

Suceso verídico: La persona con una alta responsabilidad en un departamento contable de una entidad pública y ex-asesora de un alto cargo abre la hoja de cálculo, la imprime, la fotocopia (dos copias), se queda el original, reparte las copias con las personas técnicas de la casa y les dice que cotejen los números con ella. Sí, sí, que cotejen los números de la impresión original con las fotocopias de ese original.

Administración “sin papeles”

Contexto: una administración que ofrece servicios a través de sus centros públicos.

- Mira, hay que hacer un inventario de nuestros centros para después poder editar una guía para el ciudadano.
- Vale ¿y dónde se puede obtener la información?
- Bueno, la única información que podemos publicar es la del registro oficial de centros, que no está muy actualizada, pero es que no podemos publicar nada que no esté en el registro. Cualquier centro que no esté en el registro, es un centro ilegal o alegal.
- Y dices que los datos no están actualizados…
- Sí, hay direcciones incorrectas, por ejemplo, pero son las oficiales y no podemos poner otras…
- Entonces… queréis hacer una guía de centros que tiene direcciones postales erróneas…
- Es que es el registro oficial y si la información no está en el registro oficial, no podemos…
- Ajá… Bueno, vale, me lo miro y… y si encontramos errores, ¿los podemos corregir en registro oficial?
- No, no, nosotros no, porqué la única que puede corregir los datos del registro oficial es la persona titular a través de los formularios X, Y y Z debidamente cumplimentados y entrados por el registro del registro oficial…
- Vale, pero de todas maneras ¿tenéis otras fuentes de datos?
- Sí, ésta es la lista de centros que vale. Aunque no es la oficial. Todos esos centros son nuestros.

[Elipsis durante la cual se consulta al registro oficial y se coteja con "la lista que vale"]

- … Esto… Resulta que el 60% de los centros de “la lista que vale” no están en el registro, por lo que parece que la mayoría de vuestros centros públicos son ilegales o alegales…
- Bueno, pues nada, usa “la lista que vale”…

[Yo pienso que mejor me callo, también]

Veranito en la administración. Será la calor.

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El tema del control de la gestión es arisco y peligroso. Como muchos temas del manájemen, hay que mantenerlos en lugares frescos y secos y fuera del alcance de los niños. Como un cabeza cuadrada que soy, me desenvuelvo bien entre indicadores y cálculos de eficacia y eficiencia, pero también sé que darle esta herramienta a según quien puede provocar una crisis de organización o generar la ilusión entre neurótica y psicótica de que se controla lo que, en realidad, sólo se está midiendo.

Todo eso para dejaros aquí este pouerpoin sore el tema que uso para la exposición como cualquier pouerpoinadicto hace (“me llamo Miquel y uso el pouerpoin“).

Está basado en un mapa de ideas que he ido montando con mis viejas anotaciones sobre el tema. De hecho, es casi un calco porque estoy trabajando el tema de librarme de mi adicción sustituyendo el pouerpoin por el mapa de ideas. Aquí lo tenéis también. Es un trabajo en curso al que le falta completar alguna rama:

El mapa está hecho con Xmind, del que hablé hace poco y en la versión Pro a la que me he suscrito para probar (tiene una opción de presentaciones).

Como materiales complementarios de la web, también he seleccionado algunos de las entradas, principalmente de Iñaki & Alorza de su Administraciones en red. Algunas ya tienen una edad, pero siguen siendo buenas referencias para reflexionar y presentar alternativas al control puro y duro. Aquí las tenéis:

• El valor de los indicadores
• A vueltas con la medición
• Sobre la discrecionalidad en la Administración pública
• Colaboración versus fiscalización
• Menos controles internos y más transparencia
• Presupuesto y retribución variable (éste de Antonio Arias Rodríguez)

Y acabo con una petición. El tema es soso y adusto como pocos y no he sabido encontrar vídeos, imágenes o viñetas que le añadan sal y color. Así que os agradeceré cualquier sugerencia, siempre bien recibida (si reunís el valor de pasaros todo el pouerpoin o recorrer todo el mapa de ideas ), especialmente si añade un toque de humor. Os quedaré agradecidísimo y os deberé una copa en cuanto haya ocasión .

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• que si hago resúmenes de prensa,
• que si soy agente de artistas o si me dedico a la compraventa de empresas (las dos están bajo el mismo código, en serio),
• que si arriendo propiedad intelectual o similares (¿wtf?),
• que si llevo una agencia de cobro de morosos
• o si me dedico a la lectura de contadores o a subastar cosas (también bajo el mismo código)…

En serio ¿Pero esto qué es?

Total que llamo para ver como hago para responder a su urgente solicitud  para que identifique mi código de actividad, ya que las alternativas son del todo absurdas; y me dicen que fácil, que vaya a la capital, en horario de administración de toda la vida con el alta de la Agencia Tributaria, donde consta un código de actividades alternativo (el IAE), para que lo vean y me pongan el equivalente. Estupendo. A buscar papeles y perder media mañana (si hay suerte) en la seguridad social para que me clasifiquen en un sistema que no tiene ni pies ni cabeza. No hay alternativa, ni el fax te pillan. Hay que presentarse en persona y con los papeles casposos estos para que ellos te tengan clasificadito como toca y así puedan dormir tranquilos, porque lo que es a mí, maldita la utilidad que le saco a tener ese código o no.

Llevo trabajando con sistemas que requieren la clasificación de actividades económicas desde hace no sé cuanto y nunca ninguno de los oficiales ha servido jamás para otra cosa que no fuese cumplir con la administración. Nacen obsoletos y obsoletos mueren, y su relación con la realidad es una anécdota. Mientras que el mundo clasifica utilizando categorías y etiquetas, la administración se empeña en seguir con sistemas lineales donde existen cosas como “arrendatarios de la propiedad intelectual”. Tremendo.

Y, por si fuera poco, a hacer cola para demostrar que tu actividad ha sido registrada en otra esperpéntica clasificación. Estoy por poner lo de lector de contadores y que les den.

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En una administración encuentras siempre un cierto número de contratos laborales conviviendo con los funcionarios, muchas veces realizando tareas similares con independencia de sus funciones “oficiales”. Este personal laboral es más fácil de recolocar y sus tareas y puestos pueden ser modificadas sin mayores consecuencias, ya que habitualmente ni siquiera están documentados. En ocasiones, este personal trabaja en un área de la administración que ni es la contratante, sino que el sueldo lo paga una entidad externalizada como una empresa pública, que “presta personal” a la administración. La razón es obvia, es mucho más fácil reforzar una administración con personal de contratación externa que mediante la ampliación del número de funcionarios o la contratación directa de personal laboral. Las normativas legales y la gestión de recursos humanos (oxímoron), si la hay, se han vuelto paralizantes.

Pues bien, mientras que los funcionarios, especialmente en las grandes administraciones (gobierno autonómico o nacional, por ejemplo) tienen la oportunidad de entrar en comisiones de servicios, optar por plazas mejores (aunque sea por que están más cerca de su casa, uno de los factores motivadores que más frecuentemente encuentro), intercambiarse con otros funcionarios y toda una gama de posibilidades de movilidad que hasta puede que se incentiven; el personal laboral, no y, además, está permanentemente preocupado por su seguridad, muchas veces bajo contratos temporales que se repiten indefinidamente y siempre con la posibilidad de ser despedido, mucho más remota en el funcionario y mucho más crítica en estos tiempos de crisis que vienen. Tampoco los sindicatos, en la administración, suelen prestar mucha atención a las personas laborales, aunque eso puede variar en cada casa.

El resultado es que en muchos puestos y departamentos quien permanece es el laboral precario, mientras que los funcionarios tienen una movilidad extrema y sus puestos rotaciones altísimas. Cuando un funcionario se va y llega otro, quien le explica de qué va el tema y como se trabaja es el laboral que se ha quedado, quien es capaz de realizar todas las tareas y procesos es el laboral, que las conoce al dedillo; aunque quien tiene la firma y la “autoridad competente” es el funcionario, que permanecerá en el puesto hasta que encuentre una oportunidad de mejorar que el laboral no tendrá nunca.

Esto ocurre especialmente en unidades poco atractivas por la naturaleza de sus funciones, las condiciones del puesto y mil y una posibles razones más o menos permanentes o coyunturales. Pero es que es en estas unidades donde se reemplazan puestos con personal laboral más habitualmente por esa misma razón, por la dificultad de conseguir funcionarios que opten a las plazas y las mantengan un mínimo de años.

Así que, pese al tópico y a la imagen del funcionario, se puede considerar que existe el curioso espécimen del funcionario (o el puesto) dinámico, que no para quieto, mientras que en ese mismo nicho se encuentra, frecuentemente al laboral atado a la silla. “Taxonomías” aparte, cuando pienso en esta situación no consigo concluir si es buena o mala. Formalmente, como perversión del sistema, es muy mala. Entre nosotros, si la situación se generaliza, es toda una baza para poner en evidencia la esclerosis del sistema funcionarial.

No sé, no sé.

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Al entrar, un amplio vestíbulo, muy amplio, te deja un poco descolocado; pero al fondo hay un gran cartel que pone “Servicio de Atención al Ciudadano” (SAC). Hay un recorrido largo entre la puerta y el SAC y uno se siente un poco desvalido mientras cruza el vestíbulo. Se diría que “te ven venir”, literalmente. A medida que te acercas al SAC, algo falla. El letrero está colocado en la pared posterior de lo que parecen unas estanterías de colores oscuros; son como cajones de un juego de construcción, y la gente que atiende está, claro, al otro lado de ese mamparo de cubos de juguete. Se diría que hay entre cuatro y seis mesas detrás, algunas vacías; pero para estar seguro habría que apoyarse en el mamparo, que me llega como hasta el pecho y alargar el cuello. La única solución para alcanzar a las personas que supuestamente están para atender a los ciudadanos es rodear el mamparo y pasar al otro lado por una abertura  que queda a la izquierda, entre una pared del vestíbulo y el mamparo. Allá, sin que te llegue a impedir el paso, pero firme, justo a un lado, hay un atril de metal, de aspecto robusto, orientado a quien quiera acceder al servicio, donde se ha colocado un papel, hace tiempo por lo amarillento de su tono, que pone “CERRADO – NO PASAR” en dos líneas de tipografía gruesa y oscura como una prohibición.  Excepto por el atril, los colores de todo el parapeto defensivo son agradables y están bien combinados.

A un lado del vestíbulo, a la derecha del SAC están los servicios técnicos donde se atiende al ciudadano que ha sido informado (o ha conseguido informarse) en primera instancia; y que ya necesita atención especializada. Es un espacio abierto con mesas con pantallas planas y ordenadores ocultos, pocos papeles y gente que parece ocupada pero sin excesivo apremio.

El piso superior consiste en un largo y amplio pasillo (pasillo al fin, más por largo que por amplio) que distribuye el paso a unas enormes puertas correderas, todas cerradas. Frente a cada puerta, se aposta una mesa con una persona, todas mujeres, de aspecto elegante y ejecutivo, la mesa ordenada y limpia salvo por los papeles de uso en ese momento. Es un espacio individualizado y custodiado por las secretarias de los políticos. Amable en su estética. Si esperas reunirte con un político no hay espacio de espera, tienes que quedarte aguardando frente a la mesa de la corresponiente secretaría.

En el sótano se repite la idea de espacio abierto, pero esta vez está dividido por filas de armarios archivadores grises colocados en largas filas paralelas perpendiculares al pasillo distribuidor. Entre las filas de archivadores están las mesas de los trabajadores, separadas por un mamparo lateral y orientadas de manera que la espalda de los currantes da a la larga fila de armarios archivadores. Las mesas, en filas de seis o siete, están llenas de papeles, los armarios tienen dos pisos de archivos definitivos encima, aumentando la altura de la separación que proporcionan. Las pantallas de los ordenadores son de las antiguas, de tubo, muy pocas son planas. Es el piso de los trabajos administrativos. A mi me recuerdan por su ubicación y por su distribución a las galeras de una nave.

Hay que ver, los espacios…

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De alguna manera, las dos entradas se enredan en mi cabeza cuando pienso en las administraciones que conozco. A ver si consigo explicar porqué. Estoy de acuerdo con ambas, en el fondo, pero, en los dos casos, creo que hay un factor que se escapa del análisis:

• En las dos anotaciones se concluye, de manera similar, que de lo que se trata es de considerar a las personas, a sus relaciones y a su capacidad de reaccionar ante un entorno cambiante. Creo que cuando hablamos de las personas a veces nos las imaginamos como al buen salvaje, gente que, sin los condicionamientos perversos debidos a malas gestiones, serían capaces de actuar de manera innovadora, sorprendente, autónoma y con buen sentido. ¿No estaremos olvidando el factor tiempo y los hábitos que se enquistan en esas mismas personas?
• Pongamos el caso de la relación entre gobierno (cargos electos y personas directivas colocadas por los electos) y la administración (mayormente funcionarios y algún personal laboral con contratos habitualmente dudosos). Si bien el gobierno debe constituir el ápice estratégico de la administración, lo cierto es que el resto de la organización sabe y cuenta con que no va a durar más allá de las próximas elecciones. En  muchas ocasiones la administración desconfía (con razones históricas) de su gobierno. Cada una de las personas se refugia en sus tareas y funciones estrictamente definidas para no tener que participar de los nuevos proyectos del nuevo gobierno novato y caduco a corto plazo.
• El político, y más aún el cargo de confianza política, trata de crear proyecto; busca un plan, una estrategia que le abra horizonte y que de una visión más allá del corto plazo al que debería ser su equipo: la porción de la administración a su cargo. Esos planes deberían contar con la experiencia y el conocimiento de las personas que componen la administración, pero después de tantos años de planes estériles ya nadie confía en la planificación. El político o el cargo de confianza no sabe o no puede conseguir la colaboración de la administración y elaboran un plan-ficción más alineado con el programa político que con las posibilidades y limitaciones del equipo a su cargo.
• El ciclo se repite y hace aún más crónico el desencuentro entre gobierno y administración, entre personas electas y de confianza política y personas empleadas y de carrera. Los dos grupos se refugian cada uno en lo que más les diferencia de los otros. Las personas de la administración en sus sólidas y perennes funciones definidas (des)estructuralmente. Las persones del gobierno en las apariencias, relaciones y declaraciones de mayor impacto mediático con independencia de sus posibilidades reales.

Son dos conductas adaptativas, coherentes con la actitud de cada grupo con el otro, llamadas al desencuentro y donde los ciudadanos somos, como mucho, una excusa para justificar a cada parte. Cuando hablamos de que son las personas las que deben superar los límites de la planificación o que sus relaciones son la base para el engarce del gobierno con la administración ¿no estamos pensando en una situación hipotética donde gobierno y la administración están por empezar una empresa nueva sin más prejuicios ni expectativas que las que parten de un nuevo proyecto? Pero la historia marca carácter y ha hecho mucho daño en las actitudes de las personas.

Cuando entro en una administración y me explican sus problemas ambas partes, lo que se me hace evidente es que la dificultad está en toda esa larga historia de fracasos y desconfianza mutua. Entonces la planificación y la organización pierden importancia como métodos. Lo que hay que consguir es que sirvan de excusa para que todas las partes lleguen a un nuevo encuentro, a repensarse los prejuicios de un grupo con el otro,  a encontrarse en un proyecto. Da un poco igual que sea un plan, una nueva estructura o un sistema de calidad; todo eso es el contexto, hay que elegir el mejor para la ocasión y, sobre todo, conseguir una nueva oportunidad de encuentro.

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¿Es creíble que me estén contratando (y no soy al único) para que les explique cómo está organizada su organización? Será increíble, pero me pasa. Estoy siendo contratado porque nuevos directivos se encuentran con una curiosa gentada de trabajadores y no consiguen saber a qué se dedican, de quién dependen, a dónde van ni de dónde vienen. Son jefes que han llegado al puesto políticamente, claro, y no consiguen encontrar un sólo papel ni un sólo humano que les informe de qué es lo que pasa en la casa de la que son paterfamilis.

El caso es que empiezas a rascar y, efectivamente, hay un jefe de sección que no tiene sección y que depende de alguien que dice que no le manda. También hay un tipo que firma con un cargo inexistente, pero todo el mundo lo da por hecho y no pasa nada. Hay un jefe de equipo que anda buscando a su equipo pero cada vez que pregunta a alguien “¿Es usted de mi equipo?” siempre encuentra una negativa por respuesta. También hay un menda que sólo responde ante dios y el Político Electo, que los demás no pintan nada y no hay que perder el tiempo con ellos. Hay gente sin despacho asignado y despachos llenos de papeles, con los ordenadores encendidos, donde nunca se ha visto a nadie sentado. Hay una escuela con más profesores que alumnos, además del director y de un par de administrativos. Hay nominas que son cobradas por personas que nadie recuerda haber visto jamás y hay gente que cobra pero nadie encuentra su nómina.

Pensaréis que exagero. No. Sólo lo expreso tal cual, bien claro y conciso; pero cosas así he visto, veo y veré: “Yo he visto cosas que vosotros no creeríais. Atacar naves en llamas más allá de Orión. He visto rayos “C” brillar en la oscuridad cerca de la puerta de “Tanhauser”. Sí, como Roy Batty en Blade Runner.

Lo que me pregunto es cómo puede ser que, pese a todo, estas organizaciones sigan funcionando, cada día abran sus puertas, atiendan a gente y tramiten cosas, expedientes, den servicios.

En cuanto lo avirigüe, os lo cuento .

Mientras, he visto este vídeo y me ha parecido de lo más adecuado, pero ya sabéis que, de vez en cuando, alucino…

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1. m. Der. Criterio que pretende reducir la acción del Estado a lo que la sociedad civil no puede alcanzar por sí misma.
2. m. Der. El que se aplica al proceso de integración europea para limitar la intervención de las autoridades comunitarias a los supuestos en que los Estados por sí solos no puedan ser eficaces.

En la wikipedia:

[...] there are varying views as to its legal and political consequences, and various criteria are put forward explaining the content of the principle. For example:

1. The action must be necessary because actions of individuals or member-state governments alone will not achieve the objectives of the action (the sufficiency criterion)
2. The action must bring added value over and above what could be achieved by individual or member-state government action alone (the benefit criterion).
3. Decisions should be taken as closely as possible to the citizen (the close to the citizen criterion)
4. The action should secure greater freedoms for the individual (the autonomy criterion).

Sin embargo, si el principio se aplica a la ejecución de las decisiones, pero la financiación sigue centralizada y el dinero pasa del centro a la periferia del poder, lo que se obtiene es una red de entidades con la mirada puesta en el origen del dinero y de espaldas a la comunidad a la que deben servir. Quien paga, manda; y si no manda, condiciona. Si la entidad más cercana al ciudadano ejecuta pero se financia del estamento administrativo superior, la subsidiariedad se convierte en una competencia feroz por hacerse con el dinero y todo es mucho más complicado.

Viene esto a cuento porque no dejo de comprobar como las transferencias de competencias a las administraciones cercanas al ciudadano se convierten en un infierno de (des)coordinación y de luchas territoriales al margen del beneficio de las comunidades. Mientras, las administraciones intermedias, antes con las competencias acumuladas, ahora sin ellas, se convierten en meros intermediarios fiscalizadores del uso de los recursos, añadiendo un coste inmenso al proceso por el cual llega la financiación a las comunidades periféricas.

De Europa al Gobierno del Estado, de éste a las autonomías, de ellas a las entidades provinciales o insulares y a los ayuntamientos, se reproducen las centralidades en cada paso y se sustituye un poder centralista por un sinnúmero de ellos a menor escala.

No es una defensa del centralismo total. Al contrario, quien ejecute que recaude y, cuanto más cerca del ciudadano, mejor; eso o vivir entre círculos concéntricos de administraciones revendedoras de poder económico.

¿Tienen esto algo que ver con las redes distribuidas o centralizadas? Va a ser que sí.

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