A wiki por proyecto

Pues sí, me ha dado un febrazo wiki y estoy elaborando una wiki por cada proyecto que pongo en marcha. Incluso monto wiki para algún debate con colegas y, finalmente, he decidido elaborar mi página web profesional sobre Dokuwiki. Es que es fácil, muy fácil y mucho más estructurado que un GoogleDocs.

No creáis que me he hecho un fundamentalista wikero, no. Ya no pretendo que la gente se ponga a colaborar por escrito, ni que haga un esfuerzo por aprender las simples reglas de edición de la wiki. Si ocurre, bienvenido sea, pero si no, pues nada. A mí me supone muchas ventajas trabajar con una wiki en cada proyecto. Las comento por si os pudieran servir.

• La principal ventaja es que los avances en el proyecto se reflejan de manera inmediata. El cliente y los participantes pueden consultar los resultados a medida que se van generando. Pueden opinar o sugerir ideas al respecto, a través de la wiki, mediante un sistema de comentarios, por email o de viva voz. Esas ideas acaban siendo parte del trabajo y, de nuevo, se reflejan de manera inmediata en la wiki.
• Cuando el proyecto llega a su conclusión, me ahorro el tener que redactar un inmenso informe de golpe. Está ya todo en la wiki y, si me piden informe de papel, pues exporto la wiki a formato OpenOffice (hay un pluguín para eso), lo edito un poco y listo.
• La estructura del informe se hace mucho más ágil, ya que las referencias entre elementos se establecen mediante la red de enlaces internos.
• Los documentos y archivos relacionados con el proyecto se “cuelgan” de la wiki. A diferencia del papel (vaya obviedad), puedo incluir enlaces y vídeos que considere pertinentes. Toda la información relevante para el proyecto queda centralizada y debidamente clasificada y relacionada.
• El cliente puede establecer diferentes grados de privacidad a los contenidos, ya que se puede establecer el acceso página a págian y usuario a usuario (además de por grupos o por carpetas).
• Cuando hay personas trabajando alejadas, en centros de trabajo distantes, la wiki permite hacerles participar sin mayor problema y ahórrandote el siempre farragoso ir y venir de archivos por email.
• En el caso de la Dokuwiki, su manejo es sencillísimo. No requiere base de datos y copiar una wiki, por ejemplo, de un proyecto a otro, supone copiar un directorio por FTP y eliminar las páginas exclusivas de cada proyecto. Puedo instalarla en local con un mini servidor Apache como XamppLite por si tengo que hacer una presentación y no hay acceso a Internet. Las copias de seguridad consisten en copiar el directorio en local y ya está. También la puedo entregar al cliente para que se la instale en local o en su propio servidor sin mayores problemas como los de limitación en el número de bases de datos. La wiki copiada mantiene la identificación de los usuarios y la seguridad en los accesos.
• Finalmente, me supone una ventaja competitiva importante. Puedo ofrecer una página web del proyecto y todas las posibilidades que he enumerado sin que me suponga más trabajo. Al contrario, reduciendo notablemente el coste del proyecto, especialmente en tiempo.
• Otros valores adicionales que he observado son:
  • En organizaciones con sistemas obsoletos, se pone en marcha una demanda efectiva de actualización. Se pide acceso a Internet a quien no lo tienen (sí, sí, hay gente que aún no tiene acceso a Internet en su puesto), se actualiza el explorador o se sustituye por Firefox, etcétera.
  • Naturalmente, la posibilidad de participar se valora muy bien, aunque después cueste mucho romper con el prejuicio cultural de editar el trabajo de otro. Y eso que dejo claro que no pasa nada, que se guardan las versiones anteriores.
  • Se inocula en el personal el deseo de curiosear con las herramientas 2.0. Corporativamente, seamos realistas, no cambiarán mucho las cosas, pero queda la evidencia de que lo 2.0 no es una entelequia de frikis.
  • Y, claro, de vez en cuando, alguien rompe alguna barrera interior y se pone a escribir una página propia para colaborar en el proyecto, o se atreve tímidamente a enmendarte texto. Es raro, pero pasa; y estoy seguro de que pasará cada vez más.
  • Aún no he probado la posibilidad de incluir en la wiki un blog; esto es, hacer un (o una) bliki (también tiene un juego de pluguins para eso). Puede ser interesante para ir comunicando los avances en el proyecto.

La verdad es que la wiki me está aportando sencillez y es una muestra evidente de que la tecnología no tiene porque ser compleja ni suponer una dura curva de aprendizaje para poder ofrecer ventajas simples pero muy útiles; y, en este aspecto, Dokuwiki es insuperable. Así que siembro wikis aquí y allá. Como poco dejo una demostración de que la herramienta existe y es útil. La oportunidad está creada. Con eso, por ahora, basta.