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La cultura de la urgencia

Uno de los problemas que se me plantea como consultor es encontrarme con organizaciones instaladas en la cultura de la urgencia. Te llaman y te piden que colabores en un proyecto, recabas datos y presentas una propuesta. Te la aprueban y entonces, al cabo de un tiempo de trabajar con la organización, te das cuenta de que su necesidad más evidente, y la que hay que trabajar antes que cualquier otra (incluido tu proyecto), es detener el ciclo de la urgencia en la que está instalada y que no les permite abordar nada nuevo ni mejora alguna. Estas serían las características de esta cultura de la urgencia, tal como yo las veo:

  • Se confunde la gestión de las soluciones con la gestión de los problemas. De lo que se trata es de atender a todo problema que surja de manera inmediata. No hay espacio ni tiempo alguno dedicado al análisis de las causas ni a la valoración de la frecuencia, gravedad e impacto de los problemas. Si aparece un problema hay que dejarlo todo y atenderlo ya… y así, nuevos problemas crecen por doquier.
  • El mensaje es permanentemente contradictorio: “esto es un caos y tenemos que hacer algo” junto con “quiero esto resuelto para mañana (o ayer)”. O lo uno o lo otro, pero nadie se atreve a echar el freno a la acumulación de tareas ni tiene tiempo para atenderlas debidamente. La organización y su gente se estabiliza en un círculo vicioso donde no hay tiempo ni para evaluar si se tiene tiempo.
  • La colaboración se esfuma. El contraste de ideas, la búsqueda de experiencias alternativas o de buenas prácticas, todo lo que tenga que ver con levantar la vista del propio puesto, de la pantalla del PC, se colapsa. No existe el exterior, todo acontece en el interior; en el interior de cada persona y cada departamento.
  • Los problemas se hacen virales. Como no se analizan y, en realidad, no se solucionan sino que se rodean, escalan o apartan, aparecen una y otra vez, justo en las narices, y se vuelven a sortear como se pueda, al corto plazo, a ver si, una vez superados por mí, los soluciona el siguiente en la cadena de la urgencia. Pero tampoco, al contrario, los problemas se reproducen; y todos tienen los mismos y se repiten hasta la saciedad generando nuevos problemas causados por la solución ficticia, rápida e irreflexiva que se ha empleado.
  • Cualquier tiempo accidentalmente disponible se usa  para quejarse del poco tiempo de que se dispone. Si interrumpes la sistemática urgencia y te llevas a alguien a tomar un café, puede estarse más de una hora explicándote lo difícil que es trabajar así y el poco tiempo que tiene para nada… aunque, mientras tanto, transcurre esa preciosa hora que no se dedica a nada más que a quejarse de la urgencia. Otra contradicción.
  • No se genera nada, tan sólo se tramita. El conocimiento queda aparcado y no se transmite ni comparte ni se crea. La cultura de la urgencia es la cultura del trámite, todo son cosas que hacer ¡ya!. Nada se puede concretar en un texto, un esquema, una hoja de notas. No hay lugar para los folios, sólo para los postits.
  • Las reuniones son frecuentes y nada concluyentes. Las más serenas consisten en una recogida ¿como no? de problemas (no evaluados) y de soluciones germinales que nunca se pueden llevar a la práctica porque no se analizan ni se desarrollan o, porque, como casi todas las ideas germinales, son malas ideas.
  • La eficacia entra en una ecuación que tiende a cero. Por mucho que hagas, al acabar el día la relación de lo conseguido sobre lo pendiente sigue tendiendo a cero. La motivación por la eficacia, por lo tanto, acaba siendo, también, de cero.
  • Se genera una selección negativa. Ese decremento continuo de la motivación tiene efectos graves en las personas. El absentismo por enfermedad y, concretamente, por depresión es muy alto. La rotación de personal es altísima. Los que más sufren por no poder acostumbrarse a esa sensación de inutilidad, acaban yéndose impulsados por la fuerza centrífuga del ciclo autoalimentado de la urgencia. Desde fuera podrías profetizar (y acertar) quienes serán los siguientes en desaparecer de la escena: las personas con mayor motivación de logro, sin duda.
  • Más recursos es la única solución con la que todos están de acuerdo siempre. El único diagnóstico que se consigue es que se necesitan más tiempo, más espacio, más personas, más recursos. Pero el problema es que todo recurso que se acerca es absorbido rápidamente por esta cultura. Más recursos, personas y espacios sólo generan más gestión, más errores, más caos y más lugar donde acumular tareas inacabadas y problemas irresolubles. Un agujero negro.

Alguien pensará que esto es un caso extremo, pero es que esas características se autoalimentan hasta llegar al extremo descrito. Quizá algún día esa organización no fue así. Cuando nació probablemente se trabajaba de otra manera, pero en algún momento algo se torció y desde entonces no han dejado de acelerar.

PS.: Creo que es mi primer post sin ningún enlace (será por las prisas ;-) )

Publicado en Consultoría, Organizaciones, Productividad.


20 Respuestas

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  1. Andrés Schuschny dijo

    Excelente post. Según mi experiencia: lo urgente suele funcionar como (i) la evasión del cambio, (ii) el refugio de lo mediocre, (iii) la excusa de la manipulación y (iv) la oportunidad para la explotación del otro.

    Valgan mis felicitaciones, un abrazo
    Andres

    En el blog de Andrés Schuschny… Gestionar según de Scott Adams

  2. amalgamadeletras dijo

    ¿Compartimos clientes y no nos hemos dado cuenta? Veo un par o tres de proyectos reflejados en tus palabras.

    Desgraciadamente asignar prioridades es un arte y suelen desembocar en una inundación de trabajos y tareas consideradas como urgentes e importantes que podrían haberse realizado con posterioridad, mientras que esos gerentes o ejecutivos aparcan otras que sí eran urgentes y necesarias, e incluso, estratégicas.

    Buen artículo. Se nota que está escrito ‘en caliente’. Nos leemos.

    En el blog de amalgamadeletras… La preparación de la empresa en la etapa pre-recesiva

  3. drjordan dijo

    ¿Dónde tienes la cámara?… a ver, detrás de mi sillón no la veo, quizás oculta en el plafón del techo??
    Has descrito perfectamente la sensación que tengo desde que cambié de puesto, hace ya cuatro meses. Todo son prisas, todo es urgente, no hay tiempo de adaptación, de aprendizaje, de análisis, de proponer las ideas que, por otro lado, ya plasmé en la propuesta organizativa por la que me seleccionaron para el puesto.
    Lo peor de todo en esta cultura de la urgencia es que lo verdaderamente importante se diluye, se difumina, se confunde y, como consecuencia, se aplaza eternamente o no se lleva a cabo.
    Te felicito por el post; haces una exhaustiva descripción de los síntomas de la cultura de la urgencia. Pero, ¿cómo cambiar esta cultura?, ¿qué hacer para romper la espiral?

    En el blog de drjordan… cuestionar al mensajero

  4. cumClavis dijo

    Así…tal cual…
    Hay como para desarrollar una idea paranoica ya que parece que el sistema alimenta esta cultura…qué se pretenderá exactamente ;-) )

    Otra característica es la anosgnosia. Existe realmente una falta de consciencia de transtorno. La mayor parte de las veces no se puede hacer nada al respecto…

    En el blog de cumClavis… Sobre el perfil del/de la coach

  5. los sueños de la razón dijo

    Pues otro día podemos hablar de como arreglar el entuerto este de la urgencia como valor. La verdad es que se me han quedado un par de ideas en el tintero. Por ejempplo, pienso que la mayor dificultad para arreglar la cosa está en que la urgencia se convierte, como en toda cultura, en un valor de la organización. Si no estás apurado, es que no eres de los nuestros. Algo así. Si esa hipótesis es correcta significa que se ha de afrontar un cambio de valores y, entonces, tela, colegas…

  6. amalgamadeletras dijo

    ¿Y que te parece si hablamos del tiempo desde otra perspectiva?

    Estoy pensando el ‘deficit de tiempo’ del ejecutivo para con su equipo. Creo que es igual de peligroso vivir constantemente en la ola de la urgencia, la interminable lista de tareas o la premura como de olvidarse de que el equipo también necesita tiempo y dedicación.

    Las holguras y los tiempos necesarios en cada actividad para llevarla bien a cabo no es algo que se respete mucho en la empresa actual; mi experiencia me dice que, si no se respetan, se pierde el rumbo y cualquier organización puede convertirse en una peonza. Y ‘olvidarse’ del equipo–aunque siempre exigiéndole hasta límites insospechables, lo cual creo es una actitud reprochable y desdeñable–también es igual de malo.

    Nos leemos.

    En el blog de amalgamadeletras… La preparación de la empresa en la etapa pre-recesiva

  7. Anna dijo

    ¡Real como la vida misma! Urgente, proritario, importante son tres vocablos que forman parte del entorno laboral habitual. Últimamente, se añade bastante también el término “estratégico”. Y de tanto usarlos se gastan, pierden sentido. Así que habrá que ir pensando en poner las bases para crear una contracultura que contrareste el frenesí enfermizo a que nos vemos sometidos a menudo.

    En el blog de Anna… Aprenenta de tot, experta en res

  8. Uxio dijo

    No creo que sea síntoma de una organización concreta que nació tranquila y enloqueció por el camino acelerándose a cada paso. No, es un síntoma de los tiempos, de un modelo que siempre parece insostenible y sigue siendo rentable. Se ha convertido en la forma de hacer negocios en tiempos turbulentos; sin más. No veo mucho arreglo porque en el fondo no va también toda la sociedad más acelerada??

    En el blog de Uxio… Entre fusiones y competiciones

  9. los sueños de la razón dijo

    Pues yo no creo que sea síntoma de los tiempos, no… creo que las causas están más en la línea de lo que comenta Andrés. Creo que se trata de una cultura no abocada a la rapidez, sino a la urgencia. No se trata de hacer mucho y rápido se trata de hacer poco, mal y deprisa que no es lo mismo. No, no es lo mismo que la supuesta prisa con que se mueven los tiempos…

  10. Uxio dijo

    Me encantaría polemizar pero no veo la discrepancia. Estoy de acuerdo en que es una “cultura” pero compartida a través de organizaciones y sectores. Una cultura de los negocios en el momento actual. Detrás de eso están personas que dirigen las organizaciones y que impregnan esa tensión en la forma de trabajar, porque ellos también están tensos, y todo lo quieren rápido porque se les exigen resultados a corto. Y a ese estilo, contribuyen en mayor o menor medida el resto de integrantes de la organización; algunos son auténticos especialistas, siempre estresados, siempre corriendo, sea cual sea su puesto (sospecho que hay un factor de personalidad también en algunos casos).

    En el blog de Uxio… Gestión del Talento en la Industria Farmacéutica

  11. los sueños de la razón dijo

    Al final resulta muy difícil diferenciar el rasgo de personalidad de la “inmersión cultural” excepto cuando quien no soporta la cultura simplemente se va… También pienso que la profesionalidad requiere de una cierta dosis de distanciamiento y sangre fría… lo que llamaríamos objetividad; se trata de esa distancia que permite planificar, evaluar y calcular. Desde ese punto de vista, la cultura de la urgencia también es el resultado de una gestión mediocre por no decir mala que solo se justifica en la falta de tiempo, como si la urgencia fuese la causa de las limitaciones de la gestión, cuando, en realidad, es el un resultado de ellas.

  12. Jeroen Sangers dijo

    Muy buenas observaciones. ¿Existe alguna manera de verificar la cultura de una empresa antes de empezar a trabajar?

  13. los sueños de la razón dijo

    Hola, Jeroen, y bienvenido a los comentarios. Se me ocurre que podrías pedir un plan, un organigrama, cualquier documentación relacionada con la organización y la planificación… Lo más probable es que no la tengan, pero lo importante es la razón que te den… Si mientras se pasan la mano por la frente, abren mucho los ojos y te dicen “Es que no tenemos tiempo ni para eso” es probable que estés donde no debas… ;-) .

  14. Yoriento dijo

    No sé, estoy confuso. En gran parte me siento cercano a la opinión de Uxío: el problema no es de las organizaciones, o al menos no de ésta o de aquélla en concreto, sino de lo que se les exige, competitividad en un mundo global que cambia cada mes en algunos sectores.

    Por otro lado, me parecen bien las notas de Andrés: la urgencia utilizada como excusa para el todo vale, y como justificación de los errores. Esa contradicción de la que habla Miguel: estoy hay que cambiarlo pero no tenemos tiempo.

    Tal vez haya que diferenciar entre la urgencia, que habla de un problema de planificación y de cultura de la organización; y la velocidad y la adaptabilidad, que simplemente son exigencias generalizadas.
    Leía al CEO de Google decir que lo de la conciliación personal y profesional está muy bien, pero es imposible y que en la selección de personal se tenía muy en cuenta la alta disponibilidad…

    En fin, todo un debate.

    En el blog de Yoriento… El “cuento” de la productividad (482)

  15. los sueños de la razón dijo

    Si, Alfonso, yo hecía referencia a una cultura y no a una sobrecarga crónica o a una demanda de velocidad de “los tiempos que corren”. Todos conocemos organizaciones donde la velocidad no es imperiosa, ni el trabajo objetivo demasiado desbordante y que, sin embargo, están todo el día con lo de la escasez de tiempo y de todo para hacer su trabajo.

    Lo de la conciliación hipócrita es otro tema. En fin… valorar la disponibilidad así, tal cual, es una memez, la verdad; pero ya digo, eso es otro tema…

  16. Carla Sanchez | forja dijo

    Me ha gustado mucho tu post, ya tienes una fans mas, felicidades

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