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El papel de las herramientas (duda)

La Web 2.0, como filosofía, es una postura mental, una actitud, una forma de concebir las relaciones y compartir la información y el conocimiento y, por tanto, se entiende que cualquier actividad con el sufijo 2.0, debería compartir dicha postura mental. Por ejemplo: Empresa 2.0, Marketing 2.0, Administración 2.0, Turismo 2.0, Educación 2.0, y un largo etc.

en Rizomática, Web 2.0. ¿El huevo o la gallina?

conversaciónEstoy con algunas dudas (qué raro ;-) ) en la elaboración de una propuesta para un proyecto donde la demanda explícita del cliente es conseguir una cultura de colaboración en lugar de la cultura de “reinos de Taifas” que existe en la actualidad en su organización. La demanda tal cual y germinal es que se forme a las personas en la gestión de proyectos, entendiendo por eso el aprendizaje de cualquier técnica, método o herramienta que les lleva a, necesariamente, contar con los demás y con los recursos y tiempos de los demás cuando tengan que poner en marcha y llevar a cabo un proyecto. Se trata de una organización de tamaño respetable, de más de cien trabajadores y mucha subcontratación.

La respuesta fácil es proponer una formación en gestión de proyectos que incluya una reflexión, como poco, sobre las condiciones organizacionales para trabajar de esa manera y una revisión de herramientas especializadas para que los implicados den su opinión, las valoren y las prueben para pasar, en una segunda fase, a alguna acción de aprendizaje sobre las herramientas escogidas… Bueno, eso de fácil es un decir, claro… :-) .

Sin embargo, lo que me pregunto es hasta que punto abrir el acceso a algunas herramientas sencillas de colaboración no sería más indicado. La formación se puede quedar en agua de borrajas fácilmente, aunque la gente adquiera las competencias necesarias para usar las herramientas, la cultura no se modifica tan fácilmente. Entrenar en una herramienta especializada puede, simplemente, hacer que cada uno la use, pero que, a la hora de la verdad, no colabore con los demás. Uno se puede enamorar y puede detallar un proyecto precioso en el que considere que los demás no tienen nada que decir.

Mi hipótesis de colaboración pasa porque todas las personas de la organización, con independencia de su estatus y posición orgánica, sean capaces de apuntar y sugerir en todos los proyectos. Desde las alturas de la responsabilidad, aunque sea técnica, no siempre (o casi nunca), se aprecian detalles y tareas que pueden suponer una diferencia importante en la eficacia y eficiencia del desarrollo de un proyecto. Mi lectura del caso, además, va por ahí: que los factores que cada responsable de proyecto considera son los que le pillan más cerca. Los proyectos siguen saliendo (las organizaciones funcionan, pese a todo), pero el grado de incertidumbre y los malentendidos y conflictos son constantes porque no se tiene en cuenta a tiempo (o nunca) la necesidad de la participación de los otros, los de otros departamentos, los de otras disciplinas igualmente necesarias, que se encuentran con el problema cuando la urgencia de resolverlo se presenta y no en el momento de planificar. Insisto en que los proyectos salen, por complejos que sean, y con éxito, pero a costa de malos rollos y demasiado caros (en horas, conflictos, prisas y urgencias), y sin usar herramienta especializada alguna, ni haberse formado nadie en gestión de proyectos. Como en tantos sitios, vaya…

Así que me pregunto, os pregunto, si no sería mejor comenzar con una acción directa: establecer una plataforma de conversación mezclada con una gestión muy sencilla de tareas y proyectos básica. Algo que pudiese implantarse muy rápidamente y que quedase a disposición de todos los trabajadores, quizá apoyada por una red social corporativa (hay gente allá que no se ve las caras en años, pero que dependen unos de otros para trabajar bien), con un community manager (por usar un término ya aceptado al respecto) externo o interno que tutelase y monitorizase el uso de la plataforma y la conversación… y dejar que los conductos de ventilación social se abran, que la conversación se concrete ¡ya! porque se abre una nueva plaza en el pueblo, céntrica y soleada… A partir de ahí, se trata de poner la oreja y de ir introduciendo técnicas y herramientas en función de las necesidades. Ya sabéis, la beta permanente…

¿Voy errado? ¿Huevo o gallina? ¿Puede una herramienta, o su uso, iniciar o facilitar un cambio de cultura, de actitudes?

En serio, agradeceré cualquier observación al respecto, o nuevas ideas… Probablemente acabe presentando varias alternativas para debatirlas con las personas de la organización que decidirán, pero antes de convencer, debo estar convencido ¡Gracias!

[foto original de soylentgreen23 - The conversation]

Publicado en Colaborar, Consultoría, En red, Equipos y personas, Planificar, Proyectos.

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20 Respuestas

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  1. clon77 dijo

    igual te ayuda esta frase… “Es más sencillo introducir un transistor en una comunidad aislada que un nuevo idioma, un nuevo sistema de creencias, una nueva forma de distribuir la riqueza o nuevos valores” ;)

  2. Jaime Izquierdo dijo

    Hola Miquel,

    Hace mucho tiempo que no pasaba por aquí, y siempre es una alegría. Es encomiable tu buena predisposición, y tu duda. Mi respuesta es que creo que poner una herramienta no empieza nada.

    Por si te es de utilidad, te invito a mirar las diapositivas 26 a 30 de esta presentación de Juan Carrión (aunque no se refiere específicamente a 2.0 el análisis me parece equiparable). Hace poco también hubo un debate parecido sobre el mismo dilema pero con relación a las herramientas de GTD (en el blog de José Miguel Bolívar, creo).

    Muchas gracias por la oportunidad de comentar y un abrazo

    Jaime

  3. Miquel Rodríguez dijo

    Bueno, clon77, Jaime, ya hay dos opiniones contrapuestas… :-) . Claro, no sólo es la herramienta, sino asociarle una utilidad inicial, mucho menos ambiciosa que lo 2.0, algo 1,5 o así y, también, ejercer una tutela y promover la conversación directamente, persona a persona, mediante seminarios, actividades, invitaciones y propuestas… Para que haya conversación, tiene que haber plaza… y personas que les apetezca conversar allá… Con el móvil no se habla, se habla con otra persona que también disponga de él. Sin el móvil… es más complicado hablar y, si uno no tiene nada que decir, ni móvil ni leches… claro.

    Me va bien “pensar en voz (escritura) alta”, esta gente no tiene un problema de gestión de proyectos, sino de hábito de colaboración… en fin, seguimos…

  4. Jaime Izquierdo dijo

    Hola de nuevo, creo que el símil del móvil es bueno… la gente ya hablaba antes, el móvil resuelve el problema de la distancia. Si la herramienta resuelve un problema, bien. Y es más, las nuevas herramientas generan nuevos hábitos (impensables, por lo general). Pero esperar que implantar una herramienta favorecerá un hábito preprogramado me parece algo arriesgado. Eso sí, “start small, start now” me parece un enfoque de lo más adecuado.

    Otro abrazo,

    Jaime
    .-= En el blog de Jaime Izquierdo… Motivación y estilos de dirección: Glengarry Glenn Ross =-.

  5. luis.tic616 dijo

    Yo lo haría de forma simultánea (herramienta+cultura) y sobre un problema real que tengan. Es decir, hacer camino andando y sobre un caso práctico, que conozcan, que vayan obteniendo resultados – indaga, pregunta sobre algo que les queme y resolverlo juntos – tu papel es el de catalizador, enderezador de desvíos, desfacedor de entuertos, lubricante en conflictos, coche escoba de los que se descuelguen, … la herramienta se decide una vez que sepas el problema a resolver, o al menos a encauzar.
    No se si saldrá pero os lo pasaréis mejor sin duda. Ya contarás compañero.
    .-= En el blog de luis.tic616… Consultoría artesana. Reflexiones sueltas =-.

  6. Miquel Rodríguez dijo

    Jaime, en el oficio del riesgo estamos ;-) . Pero va por ahí, por lo de “start small…“.

    luis, de acuerdo con eso, y sí, seguro que con un caso. Ahí hay una dificultad, encontrar un caso fácil pero ambicioso, amplio pero manejable, sencillo pero ejemplar… pero ¿quién dijo que este oficio era fácil? Con todo eso que hay que ser… ¿y tu me lo preguntas? ¡la herramienta eres tú! ;-) .

  7. MarcG dijo

    Miquel,

    Si alguna cosa tengo claro de la Web 2.0 es que primero piensas que es básicamente tecnología y después, a medida que profundizas, ves que la tecnología es lo menos importante, lo más esencial son las actitudes.

    Con esto quiero decirte que para explicar bién qué es (y qué conlleva) la Web 2.0 (el ‘dospuntocerismo’) quizá tengas que comenzar por las herramientas (tecnología) para llegar a las actitudes.

    Dicho de otra forma, es más fácil empezar con conceptos concretos para llegar poco a poco a los conceptos más abstractos (los que verdaderamente importan).

    No sé si con esto te he resulto algo o te he complicado más ;-)
    .-= En el blog de MarcG… Què és PDF? =-.

  8. Yoriento dijo

    No creo que tengas tantas dudas ;) Ya está en marcha el tema el inicios del SAE 2.0 (Servicio Andaluz de Empleo), como se le ha bautizado a la cosa.

    Y ha empezado de una forma muy sencilla, tal como sugieres o propones. Se realizó una convocatoria abierta para los técnicos de empleo y orientadores, y se ha creado una plataforma colaborativo muy muy simple.

    A partir de aquí iremos poniendo la oreja a las ideas de los integrantes, generando facilidades para establecer colaboraciones y para desarrollar sus habilidades y herramientas en este territorio.

    Y todo ello alrededor de pequeños servicios 2.0 iniciales para motivar e ir haciendo tangible el proyecto: una par de cuentas en twitter, un grupito en Facebook, tal vez una wiki.

    Ya iré contando, pero por ahora me va gustado este inicio modesto que además, parte de las alturas, pero sin vocación política. Ya veremos…
    .-= En el blog de Yoriento… 7 historias para iniciar el otoño con productividad (616) =-.

  9. Anna dijo

    Estoy con Luís en hacerlo de manera simultánea. Sólo he tenido una ocasión de trabajar en algo parecido. Así que te explico cómo lo hicimos, lo que no significa que fuera la mejor manera. De entrada, no establecimos un sólo proyecto: identificamos hasta cinco que podían tener algún punto de contacto y se seleccionaron dos. A continuación, se conformaron dos equipos, uno para cada proyecto.

    En referencia a las herramientas, creamos la necesidad de utilizarlas. Creo que éste fue un punto clave. Sólo había encuentros de trabajo presenciales de tres horas cada quince días. En estas sesiones se aprovachaba para facilitar la pauta metodológica (formación aplicada) y se establecían los próximos pasos y quienes y cómo debían llevarlos a cabo. De esta manera, durante la quicena, los integrantes del equipo se autoorganizaban como querían con una única limitación de disponibilidades de espacios y tiempo, lo que les obligaba a recurrir a la herramienta para poder avanzar: un punto de encuentro “forzado”, inducido.

    Quizás también tuvo que ver en que funcionase que el proyecto debía implantarse en otros centros, de manera que se adquirió el compromiso de testearlo antes. Y aquí la herramienta también se demostró útil para la comunicación en los dos sentidos. Y en este escenario tu papel se resume en, como bien dice Luís, ser facilitador, resolver dudas, apoyar, ayudar a la reflexión, generar debate y acompañar en la revisión. Una dirección del proyecto en diferido.

    Sólo fue un pequeño “experimento”. Pero insisto en que crear la necesidad es algo básico para que la herramienta no quede en algo anecdótico, que está allá pero no se utiliza.
    .-= En el blog de Anna… Silencis: de quan res ho és tot =-.

  10. Alberto Barbero dijo

    Mi experiencia en un proyecto con objetivos y problemáticas similares es algo distinta a lo que se señala por aquí arriba (por cierto, muy interesante). También ha resultado exitosa a dos años vista.

    La claves han sido las actividades presenciales, su metodología y su contenido:

    1. Un taller de 2 jornadas presenciales por grupo en el que se ha dedicado un 80% del tiempo a la toma de conciencia de la importancia del “factor humano” para la consecución de resultados y a la conclusión de compromisos relativos al cambio de comportamientos. El otro 20% a las herramientas. Metodología experiencial partiendo de simulaciones/metáforas de componente lúdico y finalizando en elaboración de conclusiones. Bajo mi punto de vista lo más importante de todo es el componente emocional: que las personas se vean las caras, debatan conjuntamente en un ambiente distendido y tengan la oportunidad de verse, sentirse y oirse. Esto difícilmente se logra con poco tiempo presencial y mucha herramienta.

    2. Jornadas presenciales periódicas de seguimiento en el tiempo ( de 1 día y cada 3 meses al principio) para analizar la evolución (avances, dificultades y propuestas), para avanzar en nuevos temas (relacionados con habilidades y herramientas) y para volver a verse físicamente. Combinación con cena/ programa de ocio.

    En resumen, mi aportación incide en dar la máxima importancia a la parte emocional (que las personas se vean y tengan la oportunidad de interactuar en un entorno seguro y relajado). Si quieres más detalles te los daré encantado.

    Gracias a todos por los interesantes comentarios.

  11. Silvia_ncuentra dijo

    Me ha encantado la metáfora de Clon77 sobre la radio. Sin duda, la utilizaré en alguna ocasión.
    Gracias Miquel por permitirnos aprender. Estoy con Yoriento en que no creo que tengas dudas al respecto, pero me gusta que fomentes el diálogo porque se aprende mucho de los comentarios que también va dando la gente.
    Nos contarás cómo acaba la película? ;-)

  12. dreig dijo

    Miquel:

    Muy buena cuestión, aunque e acuerdo con Yoriento también….seguro que ya tienes tu receta. Yo te dejo la mia:

    Me gusta pensar en metáforas fuera de la red. Desde luego, nunca hubiera usado una bicicleta si no me la hubieran regalado. No hizo falta, tampoco, en un primer momento, tener que desplazarme hacia ningún lugar. La curiosidad pudo hacer que la probara, que diese unas cuantas vueltas y la dejara aparcada. O que descubriera nuevos lugares al dar las vueltas y la convirtiera en una necesidad.

    Creo que en este caso, no puedes dejar nada al azar y estaría bien que les contaras a qué lugares pueden llegar con el trabajo colaborativo, así que ambas cosas, tecnología y sensibilización son necesarias y a poder ser, simultáneas.
    .-= En el blog de dreig… Gurustorms, Tormenta de expertos, crowdsourcing en consultoría =-.

  13. Miquel Rodríguez dijo

    MarcG, buen apunte, y en el sentido en que trataba de explicar el tema, una herramienta como “ganzúa” para abrir la cultura.

    Yoriento, no te creas, tampoco Dolors, que tengo la cosa tan decidida. Entre una opción y otra, además, hay muchas posibilidades y están las condiciones de la demanda. Supongo que se tratará de conversar y decidir con el cliente. Yoriento, yo hubiese hecho lo mismo que has planteado, empezar así, eso es verdad.

    Anna, Alberto, coincidis bastante y también con mi esquema de cómo se deberían hacer las cosas. En este sentido, la idea de un inicio con sesiones de “demostración” y trabajo de debatir los problemas y necesidades es imprescindible, El esquema de apoyo en línea con sesiones en vivo periódicas también lo habia pensado.

    Silvia, es buena, sí, y gracias por tus comentarios, por lo demás no hay que darlas, en serio.

    Otra muy buena metáfora, Dolors. Me la apunto, sobre todo por lo que tiene de “movilidad” ;-) . Coincides con otros y también con la idea por la que me inclino.

    Muchas gracias a tod@s por ideas tan concretas. Van bien para ir pensando. A mí me queda sortear los aspectos formales y las limitaciones de la demanda. Seguimos y, por supuesto que, si sale, nos mantendremos informados.

  14. Jose Miguel Bolivar dijo

    Hilando con el comentario de Dolors, creo que el quid está en que no sea una herramienta, al menos al principio, sino un “juguete”. Soy un enamorado de las herramientas, casi un friki ;-) pero, al menos en mi experiencia, una herramienta por si sóla no sirve para (casi) nada. Eso sí, si la “dejas caer” como un entretenimiento es posible que se le acabe viendo un valor y usando como herramienta. El otro tema que me parece clave es el de “roce” humano que comenta Yoriento. Para mí lo primero es que las personas del equipo, proyecto u organización se vean a sí mismas de una forma más humana
    .-= En el blog de Jose Miguel Bolivar… GTD: La Productividad no es la Herramienta =-.

  15. Amalio A. Rey dijo

    Miquel:
    Interesante debate, util para todos los que intentamos difundir esto.
    Mira, no es facil dar una receta definitiva. Creo que depende mucho de la audiencia, y el grado de entendimiento y predisposición que pueda tener hacia la filosofia 2.0. Es cuestión de percibirlo antes. Si hay sensibilidad, empezaría por reforzar y añadir armonia a la filosofía. Si no la hay (aunque parezca contraproducente) empezaria por los “juguetes” de JM para que tangibilicen las oportunidades que encierran estas herramientas. Hay necesidades latentes que no se vuelven percibidas hasta que alguien que nos demuestra que es posible querer eso. La tecnología (las herramientas), bien expuestas, pueden abrir muchos ojos. Es la bicicleta de Dolors. Quizas lo complicado aqui, a diferencia de la bicicleta, es que tienen mucha filosofia detrás que condiciona su uso. Al ciclo te subes, y le das pa’ alante, asi de facil.
    .-= En el blog de Amalio A. Rey… Diálogo mañanero sobre Consultoría Artesana (post 102) =-.

  16. Miquel Rodríguez dijo

    Jose Miguel, vamos concretando y estamos de acuerdo, hay que promocionar el roce y el espíritu lúdico de la herramienta. Como siempre últimamente, habrá que inclinarse por un “mash-up“.

    Amalio, poca predisposición habrá, aunque cuento con la necesidad de simple y llana comunicación. Muy de acuerdo con lo de las necesidades latentes. Es difícil que nadie considere una necesidad algo que no sabe ni que existe… respecto a la bicicleta, le fallaría el componente social, pero la verdad es que creo que las herramientas 2.0 son más fáciles que aprender a andar en bici, la verdad… ;-)

  17. Yuri dijo

    Voy a tratar de responder a una pregunta: “¿Puede una herramienta, o su uso, iniciar o facilitar un cambio de cultura, de actitudes?”.
    Mi respuesta…. SÍ.

    Aunque con paso de elefante (o tortuga?) es lo que yo observo de lo que sucede en mi empresa.

    Por supuesto, al no tener aún la cultura 2.0, no conseguimos resultados visibles. Pero tras casi 1año tratando de impregnar con herramientas colaborativas (ej. WIKI)… poquita a poco, empiezan a cambiar sus maneras de trabajar. Primer paso… empiezan a trabajar y conversar vía WIKI (ya tenemos pequeños logros).
    Segundo paso – estamos en ello- es la apertura para co-crear en comunidad (tenemos ejemplos pero muy, muy aislados).

    Así que…SÍ, las herramientas 2.0 pueden empujar para que empecemos a trabajar de una manera “un poco más” 2.0, pero se requiere de un buen dósis de optimismo y persistencia para animar a que siga utilizándolo.

    Un saludo

  18. Jesús Fernández dijo

    Yo me alineo más con el grupo de los que proponen la acción simultánea, aunque sobre todo con lo de que “no hay una receta definitiva”.

    Si la cultura de la empresa es muy distante del trabajo colaborativo, va a hacer falta inyectar estímulos desde varios flancos y los éxitos probablemente serán escasos y tardarán en llegar.

    Pero si de algo estoy convencido es que los cambios de cultura organizativa, si es que llegan a ocurrir, suceden al final de la acción. Nunca pueden ser una condición de partida. Así que…

    Vamos con las herramientas. Creo que es importante inocular al principio un espíritu lúdico en el proyecto, formar e invitar simplemente a jugar a la gente durante un periodo corto de tiempo. Aunque también es necesario poner un límite cercano en plazo porque el juego será en sí mismo contracultural (casi estoy seguro). Pero eso permite, a través de las herramientas, que algunas personas empiecen a entender que hay un nuevo lenguaje de trabajo que abre posibilidades diferentes.

    Me parece absolutamente clave la selección de las personas que se acerquen inicialmente a este mundo y, sobre todo, la de quienes vayan a ser agentes colaboradores en la infiltración posterior. Los convencidos de antemano sirven para poco, son mejores los reticentes conversos… y siempre los hay, solo hay que esperar lo suficiente… si se puede, claro.

    Si consigues un “Community Manager”… pues date por contento. Vamos… yo pagaría porque en una transformación de la naturaleza de la que te han pedido, el deseo se acompañara de una apuesta así de visible. Coincido con la importancia de la persistencia, que yo preferiría, además, más desde la sombra que desde el poder. Necesaria también la implicación personal, igualmente visible aunque sea a su manera, de quien encarga el asunto…

    Y dicho esto, vuelvo… lo más importante son las personas con las que puedas contar. Las herramientas pueden ayudar a cambiar y sobre todo pueden disolver barreras existentes, pero hay que querer, saber y poder utilizarlas para trabajar diferente. Por eso, en nuestra experiencia (después de algunas idas y venidas) estamos orientándonos a trabajar en nichos donde podamos encontrar perfiles propicios, con despliegues lo más cercano posible a objetivos operativos… pero vistos de otra manera… que las personas acaban viendo más ágil, más simple, más rica… o más poderosa.

    Depende de cada uno en qué forma, pero en mi opinión lo deseable es que todos los que se embarquen encuentren el valor de la colaboración para ellos mismos antes que para el “ente” que supone la organización. Ver (que cooperar les ayuda personalmente)… para creer.

    Compartir sus avances y escucharse en sus respectivos caminos también ayuda y refuerza el compromiso. Este escenario se va entendiendo según se van haciendo las cosas, ¿no es así?

    De momento, las grandes metas globales, esa idea de “gran proyecto transformador”, no nos han funcionado muy bien: muchos rendimientos son tácitos, y tardan en verse por parte de quienes están fuera… que además no entienden nada porque no han estado personalmente ahí.
    .-= En el blog de Jesús Fernández… Reflexiones: la autogestión y el yo =-.

  19. Jaime Izquierdo dijo

    Hola Miquel,

    Se me ha ocurrido un apunte más (haciendo algunas asunciones).

    Tal como está planteado el proyecto, a medio plazo posiblemente sea necesario sustituir la(s) herramienta(s). Asumiendo que hay un “patrocinador” del proyecto y que la implantación de una herramienta, por sencilla que ésta sea, tiene un coste (programación, aprendizaje, dedicación), se me ocurre que una de tus labores principales será mantener convencido al patrocinador de que si eso ocurre es precisamente un indicador de éxito y no de fracaso. Por seguir el símil de Dolors, al descubrir esos sitios nuevos es posible (de hecho, casi me parece deseable) que el mejor medio para desplazarnos allí cada día ya no sea una bicicleta; pero si no se comprende que ésa es precisamente la justificación del coste de la bicicleta, es posible que no nos den para la moto.

    Un abrazo tempranero

    Jaime
    .-= En el blog de Jaime Izquierdo… Motivación y estilos de dirección: Glengarry Glenn Ross =-.

  20. Teresa Oliver dijo

    Si te puede ayudar, nosotros usamos un juego de simulación de negocio específico para recalcar la importancia de la colaboración entre equipos, el perseguir un objetivo común, y que todos piensen en la repercusión que su trabajo tiene en los demás… Las sesiones son un éxito, si tienes curiosidad puedes ver un video aquí:

    http://www.youtube.com/watch?v=102cDJO2u_w&feature=player_embedded#



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